Projektbeschreibung

Am Anfang eines Projektes steht die Projektidee, die wir mit vertretbarem Aufwand in einer ersten Projektbeschreibung erfassen, so dass eine valide Entscheidung über die Weiterverfolgung der Idee und eines evtl. Projektaufsatzes getroffen werden kann. Darin wird u. a. eine erste grobe Beschreibung der Projektziele sowie Chancen und Risiken vorgenommen und geprüft, ob eine Investition von Zeit und Aufwand in das Vorhaben lohnt.

Auftragsanalyse

Hier klären wir die Ausgangslage und Zielsetzung des Projektes, seine strategische Relevanz und noch zu klärende Fragen.

Projektumfeldanalyse

Durch die Projektumfeldanalyse betrachten und bewerten wir die direkt oder indirekt zu beeinflussenden als auch sachlichen und sozialen Einflussfaktoren (Stakeholder).

Stakeholderanalyse

Aufgrund ihrer Bedeutung für den Projekterfolg werden die in der Projektumfeldanalyse identifizierten Stakeholder einer genaueren Betrachtung unterzogen und der weitere Umgang mit ihnen festgelegt.

Zieldefinition

Die Ziele geben Auskunft über die Anforderungen und Erwartungen an das Projekt sowie letztlich den Erfüllungsgrad der Projektergebnisse. Klar definierte Ziele tragen somit auch zu einem einheitlichen Verständnis der Erwartungen entlang einheitlicher, gut bewertbarer Vorgaben bei.

Phasenplan und Meilensteine

Es erfolgt eine erste grobe Planung der Hauptaktivitäten entlang der der Projektphasen, unter Angabe der geschätzten Dauer, des Aufwands und entsprechender Meilensteine.

Projektorganisation (Organigramm)

Die Projektstellen werden definiert und entsprechend der Projektanforderungen entweder in der Stammorganisation projektmäßig integriert oder durch eine autonome Projektorganisation von ihr separiert dargestellt.

Grobplanung

Als Ergebnis der vorausgegangenen Aktivitäten erstellen wir – noch vor der eigentlichen Planungsphase – eine erste Grobplanung des Projektes. Neben den bis hier ermittelten Einflussfaktoren, Zielen, Stakeholdern und Maßnahmen werden darüber hinaus Risikofaktoren und eine erste Termin- und Kostenschätzung präsentiert Sie dienen Ihnen – als Auftraggeber – als Grundlage zur Entscheidung über die endgültige Ausplanung und Durchführung des Projektes.

Projektstrukturplan

Die im Projekt anfallenden Aufgaben und Arbeitsinhalte werden im Projektstrukturplan in logische Beziehungen gebracht und in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete aufgeteilt und strukturiert. Damit machen wir den Projektgegenstand in seiner Gesamtheit transparent und unterteilen das Projekt in getrennte und überschaubare Einheiten, die dadurch plan-, budgetier-, prüf- und steuerbar werden.

Ablauf- und Terminplanung

Wir bringen die in der Projektstrukturplanung bestimmten Arbeitspakete sowie Meilensteine zunächst in einen zeitlich logischen Ablauf, um sie anschließend – in iterativer Abstimmung mit der Ressourcen- und Kostenplanung – zu terminieren.

Ressourcenplanung

Der Bedarf an Ressourcen wird ermittelt und den Arbeitspaketen zugeordnet. Die Arbeitspakete sollten dabei so geplant werden, dass trotz knapper und nur bedingt verfügbarer Ressourcen, eine möglichst kurze Projektdauer bei gleichzeitiger kontinuierlicher Auslastung der Ressourcen erreicht werden kann.

Kostenplanung

Die Kostenplanung liefert den geplanten Kostenverlauf über die gesamte Projektlaufzeit und ist die Voraussetzung für das kaufmännische Projektcontrolling. Die Kosten ergeben sich aus den in den Arbeitspaketen beschriebenen Tätigkeiten und bilden zusammen mit der Ressourcen- und Terminplanung die Basis für die Planung der Projektfinanzierung.

Risikoplanung

Mit zunehmender Projektausplanung können Risiken nun auch zunehmend klarer benannt werden. Diese gilt es in angemessener Weise in der Planung mit zu berücksichtigen. Dabei geht es insbesondere um die zu wählenden Maßnahmen, die dafür zu berücksichtigenden Kosten als auch die Gestaltung der Risikoüberwachung im weiteren Verlauf.

Projektsteuerung

Mit der Projektsteuerung sorgen wir für die planmäßige Umsetzung des Projektes, die regelmäßige Überwachung der Aktivitäten und sorgen ggf. für eine entsprechend notwendig gewordene Anpassung oder Verbesserung der ursprünglichen Planung. Im Wesentlichen lässt sich die Projektsteuerung in vier immer wiederkehrenden Schritten beschreiben:
Erfassung des Ist-Zustandes – Vergleich mit dem Plan-Zustand – Analyse der Abweichung – Einleitung entsprechender Korrekturmaßnahmen.

Informations- und Berichtswesen

Eine wesentliche Voraussetzung für die Projektsteuerung ist ein funktionsfähiges Informations- und Berichtswesen für das Projekt. Dadurch stellen wir sicher, dass alle relevanten Informationen termingerecht und vollständig denen zur Verfügung stehen, die sie brauchen. Beispielhaft seien hier regelmäßige Statusberichte/Reportings, Meetings und Protokolle, Informationsveranstaltungen u. ä. genannt.

Nach erfolgreicher Projektdurchführung übergeben wir das Projektergebnis an Sie, als unseren Auftraggeber. Auf Basis der Zieldefinition und Projektplanung nehmen wir eine Projektauswertung vor und dokumentieren diese im Projektabschlussbericht, der im Rahmen eines Projektabschlussmeetings präsentiert werden kann. Darüber hinaus möchten wir den Erfahrungsgewinn (Lessons Learnt) aus dem Projekt und den Know-How-Transfer für zukünftige Projekte verfügbar halten und nutzbar machen.
Mit einer entsprechenden Würdigung der Leistung aller Projektbeteiligten wird das Projektteam aufgelöst und das Projekt beendet.

Dokumentenmanagement

Systematisches Zusammenstellen und die Pflege von Informationen über das Projektergebnis sowie des gesamten Projektprozesses (Projektarbeit). Durch eine sinnvoll strukturierte, möglichst intuitiv nutzbare Projektordnerstruktur soll jedes Dokument zu jeder Fragestellung mit vertretbarem Aufwand zeitnah bereitgestellt werden können bzw. verfügbar sein.

Risikomanagement

Um mögliche Gefahren für den Projektverlauf und angestrebten Projekterfolg frühzeitig zu erkennen und abzuwenden, setzen wir uns frühzeitig mit potenziellen Risiken und deren Wahrscheinlichkeit und Tragweite auseinander, indem wir bereits zu Projektbeginn ein professionelles Risikomanagement installieren und bis zur letzten Projektphase regelmäßig aktiv gestalten und ggf. daraus Maßnahmen ableiten. Der Risikostatus wird regelmäßig über das Projektreporting (Berichtswesen) kommuniziert und somit für alle Projektbeteiligten transparent gemacht.

Qualitätsmanagement

In den Fokus unseres Qualitätsmanagements stellen wir die Projektergebnisse aber auch die dafür notwendigen Projektprozesse. Optimal ausgerichtete Kommunikationsstrukturen, eine hohe Mitarbeiter- und Teammotivation, die Einhaltung von Normen und Standards bei gleichzeitiger Berücksichtigung individueller Besonderheiten, professioneller Rahmenbedingungen sowie die transparente Dokumentation der Projektarbeit und -ergebnisse sind wesentliche Elemente an denen wir die Projektarbeit und uns qualitativ messen lassen.

Änderungsmanagement

Änderungen gehören zum Projektalltag. Durch das Änderungsmanagement (Change Request Management) stellen wir sicher, dass Änderungen von Projektprozessen oder auch -zielen so kommuniziert und dokumentiert werden, dass sie vollständige Berücksichtigung in der weiteren Projektumsetzung erfahren und zum Zeitpunkt der Projektabnahme keine Zweifel an der erbrachten Leistung besteht. Dazu berücksichtigen wir die Konsequenzen für Kosten, Termine und die weitere Umsetzbarkeit des Projektes in Abstimmung mit den Steuerungsgremien, kommunizieren die Änderungen an alle Projektbeteiligten und adaptieren die relevanten Projektdokumente entsprechend der vorzunehmenden Änderungen.

Teambildung und -entwicklung

Wichtige Kriterien der Teamzusammenstellung sind für uns – neben der Verfügbarkeit – die Teamfähigkeit, die Fachkompetenz und die Akzeptanz im Team.
Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung jedes Teammitglieds werden im Vorfeld festgelegt. Ergänzend dazu erarbeiten wir gemeinsam im Team Spielregeln für das Miteinander aber auch für die Interaktion mit dem Projektumfeld. Wir möchten sicherstellen, dass alle im Team ein gleiches Verständnis vom Projektauftrag und den Zielen und einen gleichen Informationsstand zu jedem Projektzeitpunkt haben. Wir sorgen für eine zweck- und regelmäßige Feedbackkultur und schaffen den Raum für eine konstruktive Streitkultur zur Förderung der Teamentwicklung und -performance.

Kommunikation

Kommunikation hat einen hohen Anteil am Erfolg eines Projektes. Hohe Fachkompetenz allein wird nicht zum Projekterfolg führen, wenn keine Interaktion zwischen den Projektmitarbeitern stattfindet. Es ist außerdem wichtig zu wissen, dass Kommunikation niemals nur auf der Sachebene sondern immer auch auf der Beziehungsebene stattfindet und individuell jeweils anders gemeint bzw. verstanden werden kann. Diesem Bewusstsein tragen wir in unserer Projektarbeit Rechnung durch einen wertschätzenden Umgang miteinander, regelmäßige Kommunikation, aktivem Zuhören und Feedback-Gesprächen.

Projektmarketing

Projekte sind außergewöhnliche Vorhaben und können den normalen Unternehmensablauf stören und Widerstände hervorrufen. Hier können wir Überzeugungsarbeit für Ihr Projektvorhaben leisten. Über das Projekt kann verstärkt aufgeklärt werden und die Akzeptanz bei den Betroffenen erhöht werden. Dies können wir durch angemessen eingesetzte Kommunikationsmaßnahmen wie beispielsweise Veranstaltungen, Präsentationen, Presseartikel oder Homepageinhalte erreichen.

Führung

Unser Führungsverständnis ist geprägt von Respekt und der Anerkennung der Leistungsfähigkeit jedes Einzelnen auf seinem Gebiet. Wir haben den Anspruch, jeden Projektmitarbeiter so zu behandeln und einzusetzen, dass er sein Leistungsvermögen optimal für das Projekt einbringen kann und sich maximal motiviert fühlt. Darüber hinaus möchten wir entsprechende Rahmenbedingungen wie z. B. eine zuverlässig funktionierende Projektorganisation, ein faires Miteinander und ein offenes Arbeitsklima schaffen, die dem Projektteam und letztlich dem Projekt zu optimalen Ergebnissen verhelfen.
Empowerment durch Vertrauen, Feedback zur Orientierung und Coaching als Unterstützung prägen unser Führungsverhalten in der Projektarbeit.

Motivation

Die Projektmitarbeiter sind motiviert, wenn sie die Aufgabe als spannend und anspruchsvoll wahrnehmen. U. a. durch die Schaffung entsprechender Erfolgserlebnisse, der Übertragung interessanter Aufgaben und Verantwortung oder durch Anerkennung der gezeigten Leistungen können wir dies erreichen. Eine gut funktionierende Projektorganisation und ein allgemein kollegiales Arbeitsklima bilden die optimalen Rahmenbedingungen dazu. Entscheidend hierfür ist u. a. das Führungsverständnis der Projektleitung aber auch der gesamten Unternehmensorganisation.

Konflikte und Krisen

Konflikte sind keine außergewöhnlichen Phänomene im Alltag der Projektdurchführung. Entscheidend für ihr negatives Durchschlagspotenzial bis hin zur Ausweitung zu Krisen ist der Umgang mit ihnen. Präventiv lassen sich Konfliktpotenziale schon durch eine hinreichend informative wie auch wertschätzende Kommunikation aller Projektbeteiligten reduzieren. Darüber hinaus sollten im Projektverlauf Konfliktsignale aufmerksam beobachtet und frühzeitig offen benannt werden, um mit den Konfliktpartnern gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Dies kann beispielweise über entsprechende Feedbackrunden, Teamentwicklungsmaßnahmen oder im Einzelfall auch durch Coaching oder Mediation erreicht oder ergänzt werden.

Problemlösung

Projekte sind oft außerplanmäßig und neu. Sie verlangen nach innovativen Lösungen. Unter Nutzung bestimmter Kreativitätstechniken entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen Ideen zur Problemlösung und integrieren diese in den weiteren Projektverlauf.